Microsoft Excel小经验

从事多年的信息技术教育及学校办公，对电子表格使用有些个人的小经验，现把这些小经验写出来和大家一起学习探讨，希望对初学电子表格者有帮助。

1、Insert键的使用。

对于初学者来说，常会遇到一种情况，在电子表格操作中，想在某段文字中加入新的文字，发现加进去后，紧跟后面的字就被删除，主要原因就是在操作中按了Insert键，这只要按一下Insert键就行。

2、对粘贴的选择性操作。

我们在用Excel进行数据统计时，对某一列单元格使用了公式，但想把这一列单元格的内容复制到另外的列单元格，发现复制粘贴后，列单元格的内容全是0或是#号，得不到想要的数字内容。这只要我们复制后，在粘贴时不要直接粘贴，而是在菜单栏中选择： “编辑”→“选择粘贴性”，在对话框中选中“数值”即可。

3、工作表中单元格内换行

刚接触电子表格，想在工作表中单元格内换行，发现按Enter键就跳到下一个单元格，不能换行，这只要按Alt+Enter就行。

4、电子表格中表头的设置

使用电子表格制作工作表时，如制作学生花名册，一个年级的学生花名册可以在一张工作表上制作，制作好后分班打印，如果在这张工作表上把每一个的花名册都加上表头，每一张表头的内容都是一样的，这样做就相当费时。这只需在菜单栏中选“文件” →“页面设置”，在“页面设置”对话框中点“工作表”，出现一个“工作表”设置对话框，在对话框中“打印标题”下的“顶端标题行”内进行设置，如输入“$1:$1”表示打印出的每一页的表头都有工作表内第一行的内容，“$1:$1”中第一个“$1”的“1”表示从哪一行开始，“$1:$1”中第二个“$1”的“1”表示到哪一行结束，根据实际需要可以自行设置。

5、电子表格中“打印预览”页边距的拖动

在电子表格中制作好工作表后要打印出来，可以在“页面设置”内设置打印页面来达到打印出来的效果，对于这种情况，如果不是对页面设置有规定的情况下，可以在菜单栏中选“文件” →“打印预览”，在“打印预览”对话框中点“页边距”，页面四周会出现虚线条，用鼠标移到虚线处按住鼠标左键自行拖动调节，这样比较直观省时。

6、电子表格中“分页预览”对分页符的拖动

打印电子表格工作表时，会出现想在一页上打印出的要两页才能打印出来，但第二页内容又很少，遇到这种情况就可以在菜单栏中选“文件” →“视图”→“分页预览”，工作表内就可出现分页符，用鼠标移到分页符处按住鼠标左键自行拖动调节，这样就很轻松达到想要的效果。

7、巧用“替换”进行统计

用电子表格造学生花名册，如对“男”、“女”生进行统计时，这只要选中“性别”列，在菜单栏中选“文件” →“编辑”→“替换”，在 “替换”对话框中把“男”替换成“1”，再点“全部替换”，然后退出到工作表，对“性别”列进行求和计算，结果是多少男生就有多少，准确无误。当然灵活运用 “替换”，除了进行统计外，还有很多地方同样可以达到事半功倍的效果。

8、计算周岁的一个公式

用电子表格造学生花名册时，表格内要填写学生“周岁”，且规定8月31日前出生的用计算年减去出生年就得学生周岁；8月31日后出生的用计算年减去出生年再减去1就得学生周岁，这样要一个一个算好后再输入，费脑费时且出错机率较大。当时就想要是有一个公式计算周岁，这样就会大大提高办事效率，我就花上几天时间想出了一个公式，反复验证后还挺实用的。公式及具体操作如下：适用2000年前出生的公式：(995.89-出生年月单元格×10)÷10+(N-2000)就行,其中 “N”代表计算年,如以2008年计算,N就是2008；适用2000年及2000年后出生的公式：(995.89-出生年月单元格×10)÷10+(N-2000) -100就行。现对具体操作作一个重要说明：在“周岁”单元格内输入公式前，要把“周岁”所在列的“单元格格式”→“数字”设为“数值”且“小数位数”设为“0”。不妨大家动手试试，真的很管用，相信这个公式对大家是有帮助的。

写下这些小经验，希望对初学者有一些帮助，更希望能和大家一起交流探讨学习，共享经验资源、推广运用经验资源！

2009-4-14

(徐国林：贵州省毕节市青场中学 联系电话：13885797618电子邮箱：qczx_2007@163.com)